Redacción GM
No siempre pensamos en la importancia de proteger nuestros documentos del paso del tiempo. La humedad y los gérmenes que se puede acumular en ellos mientras los guardamos en una caja pueden causar un grave deterioro con los años.
Partidas de nacimiento, fotos familiares, certificados y demás papeles importantes por su valor histórico o legal requieren de un especial cuidado al momento de ser almacenados. ¿Te has puesto a pensar en el tipo de cuidado que les estás dando? ¿Este cuidado es lo suficiente para que no se deterioren?
Si piensas que con solo guardar tus documentos importantes en una caja ya estás listo, necesitas poner en práctica de inmediato los siguientes consejos para preservarlos mejor por mucho más tiempo.
1. Separa tus documentos según su tipo e importancia
Tal vez parezca una obviedad, pero lo cierto es que no todo el mundo clasifica sus documentos. La importancia de esto es que te resultará más fácil ubicarlos cuando necesites alguno en particular, al tiempo que evitas que se traspapelen y, en las peores instancias, se extravíen. Una buena manera de clasificarlos es separándolos por los siguientes tipos:
– Documentos de vivienda: aquí se incluyen papeles importantes como el contrato de arrendamiento o de titularidad, así como los comprobantes de pago de los servicios.
– Documentos del vehículo: contrato de venta, factura de compra y contrato de seguro deben ir en un apartado adicional.
– Documentos familiares: sin duda, de los documentos más importantes a conservar. Documentos de identidad o DNIs, partidas de nacimiento, actas de matrimonio o de divorcio, testamentos y pasaportes, contratos de seguros médicos, actas de defunción, historias médicas y carnés de grupo sanguíneo, entre otros, deben clasificarse especialmente aparte.
2. Evita el uso de acero y de elásticos
Una práctica bastante común para guardar documentos es unirlos con un clip o con ligas. Ambas prácticas, lejos de resguardar nuestros documentos, aceleran su deterioro en el tiempo.
En el caso de las ligas, una vez que estas interactúan con el calor por mucho tiempo se adhieren a los papeles, haciéndolas muy difíciles de despegar. También sucede que la presión que ejercen estos elásticos termina por romper el papel desde sus bordes.
En el caso de los clips de metal, estos, tarde o temprano, se oxidan, lo cual termina manchando el papel. Al final, tanto las marcas de las ligas como las de los clips resultan casi imposibles de retirar.
3. Asegúrate de contar con espacios ventilados
Las cajas y carpetas donde guardarás tus documentos deben mantenerse en un espacio ventilado donde no exista factor de humedad. La temperatura ideal de dicho lugar debe estar entre los 18 y 20°C.
4. Evita la luz y el calor
Aunque no lo creas, tus documentos pueden ser sensibles a una radiación solar directa así como al calor, sobre todo en el caso de las fotos. De modo que el lugar que dispondrás para resguardarlas también debe estar lejos del impacto de rayos solares, de luces artificiales fuertes y del calor. Cerciórate también que sea un lugar al que no entre el polvo con facilidad.
5. Los sobres y las porta-láminas no están de más
Adicional a todo lo que te hemos aconsejado hasta ahora, te servirá de mucho guardar los documentos más sensibles al calor y a la luz, como las fotos, dentro de sobres especiales.
También te servirá de mucho guardar algunos documentos delicados o de alto valor histórico dentro de láminas plásticas con bolsillos protectores, o en láminas de poliéster. Evita a toda costa las hojas elaboradas a partir de ácidos y las hojas magnéticas.
6. Digitaliza todo lo que puedas
Escanear tus documentos más importantes te da la tranquilidad de contar con un elemento extra de protección. Sin embargo, sabemos que digitalizar todos los documentos puede ser una tarea que lleva tiempo.
Por ello, usa la clasificación que te dimos en el primer punto para ir digitalizando poco a poco y por categoría tus papeles importantes, dejando siempre las fotos impresas para último. Luego, clasifica todo en distintas carpetas tanto en tu computador, en la nube y en un disco extraíble.
7. Usa una plastificadora o una laminadora
Como consejo extra para conservar tus documentos te recomendamos el uso de una plastificadora o de una laminadora que funcione en frío. Esta opción te permitirá resguardar tus fotos y papeles del calor, manchas y gérmenes durante mucho más tiempo.